4. Avstämning Bokföring
Manual för avstämning för användare av GIT
- I ett första steg så plocka ut en huvudbok från ert affärssystem på konto 1510 (eller valt kundreskontrakonto), 1517, 2810 & 2814.
- Sedan väljer ni ”Rapporter” i FINQR och ”Kundreskontra”
- Välj till vilket datum ni vill göra er avstämning och tryck skapa rapport
- Det saldo som ni ska göra er avstämning mot är ”Kapitalsaldo service”
Detta saldo ska summera till samma UB som ni har i era huvudböcker på 1510 & 1517.
1517 avser återköpta fakturor, dvs där medlem har valt löpande betalning och sedan ångrat sig.
Där vi redan betalt ut fakturans belopp till er och sedan debiterar erat konto hos oss.
Därav kan ert 2814-konto vara med ett minussaldo när detta förfarande uppstår.
Fordran ska ändå vara aktiv och därför läggs fordran mot 1517. Ska denna typen av fakturor krediteras så kontakta [email protected] för vägledning, då det krävs att ett manuellt verifikat från er sida skapas.
- Om det skulle vara en differens mellan dessa summor så brukar det vara felaktigt registrerade ”Direktbetalningar”. Detta kollar ni enklast om ni plockar ut rapporten ”Inbetalningar”
- Härifrån så exporterar ni listan till Excel för filtrering
- I Excel-arket så väljer ni att filtrera på endast ”DIRECT_PAYMENT” och sedan söker ni i era huvudböcker efter dessa fakturanummer.
Om det endast finns en debetpost på denna faktura så har det blivit felaktigt registrerad som direktbetald, eller inte bokförd på den inbetalning som inkommit till er kassa/bank.
Om ni får en direktbetalning i kassan/ePassi så är det viktigt att denna faktura blir Rapporterad som direktbetald i FINQR för att medlem ska bli aktiverad i GIT. Här måste "Bokför i affärssystem" vara ikryssad just för att aktiveringen ska skickas till GIT.
Så det är viktigt att ni inte bokför medlems betalning även i kassan, för då blir det dubbelt bokfört.
När ni klickar på "Rapportera Direktbetalning" så skickas det ett verifikat som är Debet 1930/Kredit 1510. Så det är viktigt att ni bokar om 1930 mot respektive konto, dvs antingen 1910 om ni använder detta för kassa eller mot ett ePassi-skuldkonto förslagsvis på ett 2***-konto.
För att sedan boka betalningen som inkommer från ePassi mot just detta 2***-konto. Ombokningen måste i dagsläget ske via ett manuellt verifikat där ni har med fakturanummer i verifikatstexten för att enkelt kunna följa vid avstämning
- För att stämma av 2810 & 2814 så genererar ni rapporten ”Kontoutdrag” från både tjänsten ”Fakturaservice” och ”Fakturaköp”. Där Fakturaservice avser 2810 och Fakturaköp avser 2814.
- Nedan saldo avser det UB som är per det datum som ni valt, enklast är att göra detta månadsvis och detta UB ska då motsvara det som ni hade i ert affärssystem på respektive konto.
- Om någon av dessa summor inte skulle stämma så gå in under ”Bokföring” i dashboarden och välj det konto som ni har en differens på.
- Efter varje transaktion (förutom inbetalningar) så ska det ligga ett verifikatsnummer, om det inte gör det så kontakta oss på [email protected].
